Plaza jest gotowa na RODO

 Czy jesteś gotowy na RODO? DM Plaza JEST!

Co to jest RODO?

RODO to inaczej : ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

RODO wprowadza nowe obowiązki na hotelarzy wynikające ze zwiększonej ochrony danych osobowych. Najważniejsze zasady to:

• zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość,
• minimalizacja danych,
• prawidłowość,
• ograniczenie przechowywania,
• odwołalność,
• integralność i poufność.

Czy dostosowanie do nowego prawa jest trudne?

Z DM Plaza 2018 wcale nie!

Nowe funkcje w DM Plaza.

Aby być przygotowanym na RODO, sukcesywnie wprowadzaliśmy nowe rozwiązania w DM Plaza i testowaliśmy je. Są to nowe algorytmy zabezpieczeń, raporty czy też możliwość zaznaczania i realizowania zgód wymaganych przez RODO.

Nowe aplikacje DM Plaza.

Nie tylko nowe funkcje, także nowe aplikacje mobilne, specjalnie przygotowane, aby uczynić Państwa pracę wygodniejszą. Takimi aplikacjami są Plaza CheckIn czy Plaza WEB.

POUFNOŚĆ I PRAWIDŁOWOŚĆ DANYCH

DM Plaza została wyposażona w nowe mechanizmy zabezpieczenia danych. Baza może zostać dodatkowo szyfrowana. Każde dane osobowe mogą zostać na życzenie zanonimizowane. Dodano nowe uprawnienia dla pracowników pozwalające na ograniczenie dostępu do danych.

REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA

Każda operacja związana z danymi osobowymi jest rejestrowana. Czy to zmiana, pozyskanie, eksport – wszystkie te czynności mogą zostać na życzenie udostępnione właścicielowi danych osobowych. Udostępnienie danych zgodnie z art. 20 RODO występuje w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

PRAWO DO BYCIA ZAPOMNIANYM

DM Plaza wspiera prawo do zapomnienia. Podczas meldowania czy rezerwacji możemy zaznaczyć „Prawo do bycia zapomnianym”. Po realizacji usług związanych z pobytem dane gości automatycznie zostaną zanonimizowane, uniemożliwiając identyfikację gościa.

RZETELNE I PRZEJRZYSTE INFORMOWANIE

RODO wprowadza obowiązek związany z rzetelnym i przejrzystym informowaniem osób, których dane dotyczą o fakcie przetwarzania ich danych osobowych. W sytuacji pozyskiwania danych od podmiotów zewnętrznych (np. biur podróży) na wykonanie obowiązku informacyjnego hotel będzie miał nie więcej jak miesiąc.

Spora pomocą jest nasze rozwiązanie Online CheckIn, które pozwala na zebranie wymaganych danych i zgód na ich przetwarzanie przed przyjazdem gościa. Innym rozwiązaniem jest nasza mobilna aplikacja Plaza CheckIn, zastępująca kartę meldunkową. Pozyskanie informacji o danych osobowych od pośredników (np. portale rezerwacyjne) skutkuje automatycznym przesłaniem informacji o administratorze danych osobowych dla właściciela.

OGRANICZENIE PRZECHOWANIA

W DM Plaza można ustalić jak długa informacja o gościu może być przechowywana. Po wygaśnięciu terminu przechowywania dane wrażliwe zostaną automatycznie zanonimizowane.

DOBROWOLNOŚĆ ZGODY

“Oceniając, czy zgodę wyrażono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia się, czy między innymi od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do wykonania tej umowy”.

Art. 7 preambuły RODO

Wynika z tego, że nie można uzależnić wykonania usługi hotelowe od podania przez gościa danych osobowych. DM Plaza umożliwia rejestrację pobytu przy zachowaniu reguły minimalizacji danych osobowych.

Realizację obowiązku statystycznego realizujemy poprzez przekazanie informacji o kraju stałego zamieszkania.  Dodatkowo możemy zarejestrować (przetwarzany dla celów wykonania usługi hotelarskiej, np. kontaktu z gościem) telefon kontaktowy i adres e-mail.

PLAZA SOLUTIONS

Plaza Solutions to wspólna nazwa dla naszych programów takich jak DM Plaza 2018, Plaza WEB, Plaza Mobile czy Plaza Platinum. Wszystkie nasze programy są przygotowane na wdrożenie ustawy RODO.